Согласование закрывающих документов строительной организации

Решаемая задача. В ходе предпроектного обследования, было выявлено, что процесс согласования закрывающих документов включает в себя участие множества сотрудников, находящихся в разных подразделениях. На любом из этапов документы могут быть утеряны, не согласованы, не обработаны. Все это приводит к тому, что ни один из сотрудников не может ответить на вопрос: где находятся закрывающие документы и когда они буду согласованы.

Решение

Процесс согласования закрывающих документов должен быть структурирован и автоматизирован за счет внедрения «1С:Документооборот».

Описание процесса

Спроектировано решение задачи оптимизации процесса движения и согласования документов компании за счет внедрения «1С:Документооборот».

Выполнена формализация процесса согласования закрывающих документов в виде текстового и графического (схема BPMN) описания.

Определен список контрольных точек — в какой момент система должна оповещать сотрудников о необходимости проверки/передачи/согласования закрывающих документов:

  • Выполнена подготовка информационной системы “1С:Документооборот” к внедрению: первоначальная настройка системы, первоначальная загрузка НСИ, настройку интеграции информационных систем в компании и правил миграции данных.
  • Выполнена настройка шаблона процесса “Согласования закрывающих документов” — при поступление скан-копий закрывающих документов в компанию, автоматически запускается процесс документооборота.
  • Успешно проведена опытная эксплуатация: составлены инструкции, проведено обучение пользователей, система передана на поддержку пользователей.

Достигнутые результаты

В результате внедрения, ответственному сотруднику автоматически приходит задача в «1С:Документооборот» (например «Согласовать КС-1»), он может открыть данный документ в электронном виде, проверить его корректность, Согласовать или Отклонить. Если задача не выполнена, то сотруднику придет напоминание на почту. При этом остальные участники процесса, могут увидеть, на каком этапе согласования находится данный документ, если он отклонён, то почему. Для того, чтобы исполнение задачи не зависело от наличия персонального компьютера, пользователям предоставлена возможность установить мобильное приложение. Как дополнительный контроль оповещения пользователям настроена почтовая рассылка уведомлений.