Согласование закрывающих документов в 1С ДО

Скачать портфолио в PDF

Заказчик: Севен Санс Девелопмент
Регион: г. Санкт-Петербург
Направление: Девелопмент и строительство жилых комплексов
Информационные системы: 1С:Документооборот
Продолжительность проекта: 4 месяца
- Выполнена оптимизация процесса движения и согласования документов подрядных организаций. С момента поступления документа от подрядчика на строительной площадке до момента попадания оригиналов документов в архив.
- Выполнена формализация процесса согласования в виде текстового и графического описания (нотация BPMN).
- Выполнена подготовка 1С:Документооборот: первоначальная настройка системы, загрузка НСИ, настройка интеграции информационных систем в компании и правил миграции данных.
- Проведена опытная эксплуатация: составлены инструкции, проведено обучение пользователей, система передана на поддержку.

Заказчик

Seven Suns Development – компания, которая строит необычные жилые комплексы и жилые кварталы в Москве, Санкт – Петербурге и других городах России, предназначенные для жизни людей.

Решаемая задача

В ходе предпроектного обследования, было выявлено, что процесс согласования закрывающих документов включает в себя участие множества сотрудников, находящихся в разных подразделениях. На любом из этапов документы могут быть утеряны, не согласованы, не обработаны. Все это приводит к тому, что ни один из сотрудников не может ответить на вопрос: где находятся закрывающие документы и когда они будут согласованы.

Решение

Процесс согласования закрывающих документов должен быть структурирован и автоматизирован за счет внедрения «1С:Документооборот».

Описание процесса

Спроектировано решение задачи по оптимизации процесса движения и согласования документов компании.
Выполнена формализация процесса согласования закрывающих документов в виде текстового и графического описания (схема BPMN).
Определен список контрольных точек – в какой момент система должна оповещать сотрудников о необходимости проверки/передачи/согласования закрывающих документов.
Выполнена подготовка информационной системы “1С:Документооборот” к внедрению: первоначальная настройка системы, загрузка НСИ, настройка интеграции информационных систем в компании и правил миграции данных.
Выполнена настройка шаблона процесса “Согласования закрывающих документов” – при поступлении скан-копий закрывающих документов в компанию, автоматически запускается процесс документооборота.
Успешно проведена опытная эксплуатация: составлены инструкции, проведено обучение пользователей, система передана на поддержку пользователей.

Достигнутые результаты

Ответственному сотруднику автоматически приходит задача в «1С:Документооборот» (например «Согласовать КС-1»), он может открыть данный документ в электронном виде, проверить его корректность, Согласовать или Отклонить.
Если задача не выполнена, то сотруднику придет напоминание на почту.
Остальные участники процесса видят на каком этапе согласования находится данный документ, а также причину отклонения согласования.
Для того, чтобы исполнение задачи не зависело от наличия персонального компьютера, пользователям предоставлена возможность установить мобильное приложение.
Как дополнительный контроль оповещения пользователям настроена почтовая рассылка уведомлений.