Согласование закрывающих документов в 1С ДО
Заказчик
Seven Suns Development – компания, которая строит необычные жилые комплексы и жилые кварталы в Москве, Санкт – Петербурге и других городах России, предназначенные для жизни людей.
Решаемая задача
В ходе предпроектного обследования, было выявлено, что процесс согласования закрывающих документов включает в себя участие множества сотрудников, находящихся в разных подразделениях. На любом из этапов документы могут быть утеряны, не согласованы, не обработаны. Все это приводит к тому, что ни один из сотрудников не может ответить на вопрос: где находятся закрывающие документы и когда они будут согласованы.
Решение
Процесс согласования закрывающих документов должен быть структурирован и автоматизирован за счет внедрения «1С:Документооборот».
Описание процесса
- Спроектировано решение задачи по оптимизации процесса движения и согласования документов компании.
- Выполнена формализация процесса согласования закрывающих документов в виде текстового и графического описания (схема BPMN).
- Определен список контрольных точек – в какой момент система должна оповещать сотрудников о необходимости проверки/передачи/согласования закрывающих документов.
- Выполнена подготовка информационной системы “1С:Документооборот” к внедрению: первоначальная настройка системы, загрузка НСИ, настройка интеграции информационных систем в компании и правил миграции данных.
- Выполнена настройка шаблона процесса “Согласования закрывающих документов” – при поступлении скан-копий закрывающих документов в компанию, автоматически запускается процесс документооборота.
- Успешно проведена опытная эксплуатация: составлены инструкции, проведено обучение пользователей, система передана на поддержку пользователей.
Достигнутые результаты
- Ответственному сотруднику автоматически приходит задача в «1С:Документооборот» (например «Согласовать КС-1»), он может открыть данный документ в электронном виде, проверить его корректность, Согласовать или Отклонить.
- Если задача не выполнена, то сотруднику придет напоминание на почту.
- Остальные участники процесса видят на каком этапе согласования находится данный документ, а также причину отклонения согласования.
- Для того, чтобы исполнение задачи не зависело от наличия персонального компьютера, пользователям предоставлена возможность установить мобильное приложение.
- Как дополнительный контроль оповещения пользователям настроена почтовая рассылка уведомлений.
Не разобрались в вопросе? Бесплатная консультация эксперта.
Наталия
Консультант-аналитик 1С
