Заказчик

Seven Suns Development – компания, которая строит необычные жилые комплексы и жилые кварталы в Москве, Санкт — Петербурге и других городах России, предназначенные для жизни людей.

Решаемая задача

В ходе предпроектного обследования, было выявлено, что процесс согласования закрывающих документов включает в себя участие множества сотрудников, находящихся в разных подразделениях. На любом из этапов документы могут быть утеряны, не согласованы, не обработаны. Все это приводит к тому, что ни один из сотрудников не может ответить на вопрос: где находятся закрывающие документы и когда они будут согласованы.

Решение

Процесс согласования закрывающих документов должен быть структурирован и автоматизирован за счет внедрения «1С:Документооборот».

Описание процесса

• Спроектировано решение задачи по оптимизации процесса движения и согласования документов компании.
• Выполнена формализация процесса согласования закрывающих документов в виде текстового и графического описания (схема BPMN).
• Определен список контрольных точек — в какой момент система должна оповещать сотрудников о необходимости проверки/передачи/согласования закрывающих документов.
• Выполнена подготовка информационной системы «1С:Документооборот» к внедрению: первоначальная настройка системы, загрузка НСИ, настройка интеграции информационных систем в компании и правил миграции данных.
• Выполнена настройка шаблона процесса «Согласования закрывающих документов» — при поступлении скан-копий закрывающих документов в компанию, автоматически запускается процесс документооборота.
• Успешно проведена опытная эксплуатация: составлены инструкции, проведено обучение пользователей, система передана на поддержку пользователей.

Достигнутые результаты

1. Ответственному сотруднику автоматически приходит задача в «1С:Документооборот» (например «Согласовать КС-1»), он может открыть данный документ в электронном виде, проверить его корректность, Согласовать или Отклонить.
2. Если задача не выполнена, то сотруднику придет напоминание на почту.
3. Остальные участники процесса видят на каком этапе согласования находится данный документ, а также причину отклонения согласования.
4. Для того чтобы исполнение задачи не зависело от наличия персонального компьютера, пользователям предоставлена возможность установить мобильное приложение.
5. Как дополнительный контроль оповещения пользователям настроена почтовая рассылка уведомлений.