Первым шагом подготовки к встречам является составление и согласование график встреч для проведения обследования. Для каждого процесса заказчиком определяется сотрудник, который будет демонстрировать процесс на встрече. Демонстрацию процесса должен проводить один сотрудник. Важно чтобы встреча из демонстрации процесса не превратилась в его обсуждение и разработку. Мы обследуем процессы «как есть» вносить в них изменения и учитывать пожелания будем позже на этапе моделирования. Продолжительность каждой встречи не должна превышать одного часа основного выступления и максимум полчаса на вопросы. При необходимости организовывается дополнительная встреча.

Встречу проводит сотрудник Заказчика. Ему нужно предварительно подготовиться к встрече. На интервью мы ожидаем увидеть реальный завершенный процесс. Увидеть какие шаги процесса выполняют сотрудники, какими документами сопровождается каждый шаг. Если на каком-то шаге сотрудник получает электронное письмо определенного формата, надо продемонстрировать это письмо. Если на шаге сотрудник обращается к файлу Excel, надо продемонстрировать файл и показать какую именно информацию файла мы считаем значимой для данного конкретного шага процесса.

Несмотря на то, что сотрудники хорошо знакомы со своими процессами, они должны составить план демонстрации – кратко выписать шаги процессов, которые они будут показывать. Без плана любое выступление превращается в импровизацию, могут быть пропущены важные шаги, шаги могут быть перепутаны.

Особенности, на которые сотрудники Заказчика не обратят наше внимание, не будут своевременно отображены в новой системе. Необходимо максимально детально рассказать все о рабочих процессах, озвучить все потребности.

• Ключевые сотрудники демонстрируют процесс. Показывают документы, справочники, печатные формы, электронные письма, файлы Excel.
• Другие участники встречи добавляют комментарии по процессу.
• Сотрудники описывают преимущества и недостатки текущей реализации процессов.
• Сотрудники озвучивают требования к автоматизации процессов в новой системе.
• Обсуждение вопросов, возникших по ходу совещания.
• Исполнитель озвучивает дальнейший план действий и закрывает встречу.

Все встречи проводятся удаленно в заранее согласованное время по средствам электронных средств коммуникации (Zoom или Skype) с обязательной записью встречи и рабочего стола сотрудника.