Интервью с функциональным заказчиком (руководителем функционального блока – отдела или подразделения) для определения целей и процессов верхнего уровня.
Интервью с ключевыми сотрудниками с целью формализовать процессы компании «как есть».
Структурирование и описание процессов по полученной информации.
Согласование и корректировка результатов обследования.
Что является результатом обследования?
Результатом обследования является структурированное описание бизнес-процессов. На основание описания делается оценка стоимости и сроков проекта автоматизации. Составляется план автоматизации – как достичь целей максимально эффективно для компании с учетом сроков и бюджета. Результаты работ обследования фиксируются в базе знаний Confluence, xWiki или другой аналогичной инфраструктуре.
Проектирование в АйТи План – это услуга, направленная на определение архитектуры, отдельных компонентов и уникальных характеристик информационной системы именно для Вашего бизнеса!
Что получает наш клиент в результате проектирования:
1. Обследование и описание процессов вашего предприятия с высокой степенью детализации в текстовом и графическом виде. Вы получите протоколы и записи встреч, а также все материалы, демонстрируемые вашими сотрудниками в процессе обследования.
Мы составляем схемы процессов в нотации BPMN и описание действий исполнителей в формате коротких инструкций.
Наша документация – живая!
Мы работаем в цифровом пространстве, используя вики-системы*. Документация создается и поддерживается в актуальном состоянии в течение всего жизненного цикла внедрения и обслуживания информационной системы.
* Ви́ки (англ. wiki) — веб-сайт, содержимое которого пользователи могут самостоятельно изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом.
2. Инструмент управление требованиями. Автоматизация и оптимизация вашей информационной системы – больше не черный ящик, а детально описанный, оцененный по приоритетам, срокам и стоимости реализации прозрачный список работ.
3. Целевая архитектура и маршрутная карта проекта основаны на результатах проектирования командой экспертов, включая методолога и функционального архитектора. Мы предоставляем подробное резюме компетенций проектной команды по запросу наших клиентов.
4. Расчет сроков и стоимости этапов проекта. Последовательность, стоимость и сроки реализации этапов проекта основаны на списке всех выявленных и согласованных к реализации требований. Мы гарантируем, что отклонения от бюджета проекта при использовании нашей методологии составляет не более 10% (при условии соблюдения наших рекомендаций).
5. Инструмент управления изменениями процессов и их автоматизации. В процессе проектирования описание шагов пользователей «как есть» изменяется на описание шагов «как будет». Ваши сотрудники всегда имеют актуальные инструкции для комфортной работы, а специалисты ИТ–служб — ограничения текущей системы и план улучшений.
6. Инструмент развития вашего бизнеса. Самое важное в любом бизнесе – это люди. Материалы, которые мы предоставляем по итогам проектирования – готовые инструкции для поддержки текущей работы ваших сотрудников, а также адаптации новых.
7. Качество – залог успеха. Подготавливаемая в процессе проектирования документация может быть использована для сертификации компании на соответственные вашей продукции стандартам ГОСТ, ISO и прочее. Мы используем собственную методику для внедрения и развития информационных систем АйТи План.
Система менеджмента компании сертифицирована на соответствие стандарту ГОРС Р ISO 9001:2015. Мы готовы поделиться опытом!
Принимайте обоснованные решения. Обратитесь к нашим специалистам за подробной консультацией.
Как подготовиться к проектированию?
Первым шагом подготовки к встречам является составление и согласование график встреч для проведения обследования. Для каждого процесса заказчиком определяется сотрудник, который будет демонстрировать процесс на встрече. Демонстрацию процесса должен проводить один сотрудник. Важно чтобы встреча из демонстрации процесса не превратилась в его обсуждение и разработку. Мы обследуем процессы «как есть» вносить в них изменения и учитывать пожелания будем позже на этапе моделирования. Продолжительность каждой встречи не должна превышать одного часа основного выступления и максимум полчаса на вопросы. При необходимости организовывается дополнительная встреча.
Встречу проводит сотрудник Заказчика. Ему нужно предварительно подготовиться к встрече. На интервью мы ожидаем увидеть реальный завершенный процесс. Увидеть какие шаги процесса выполняют сотрудники, какими документами сопровождается каждый шаг. Если на каком-то шаге сотрудник получает электронное письмо определенного формата, надо продемонстрировать это письмо. Если на шаге сотрудник обращается к файлу Excel, надо продемонстрировать файл и показать какую именно информацию файла мы считаем значимой для данного конкретного шага процесса.
Несмотря на то, что сотрудники хорошо знакомы со своими процессами, они должны составить план демонстрации – кратко выписать шаги процессов, которые они будут показывать. Без плана любое выступление превращается в импровизацию, могут быть пропущены важные шаги, шаги могут быть перепутаны.
Особенности, на которые сотрудники Заказчика не обратят наше внимание, не будут своевременно отображены в новой системе. Необходимо максимально детально рассказать все о рабочих процессах, озвучить все потребности.
Другие участники встречи добавляют комментарии по процессу.
Сотрудники описывают преимущества и недостатки текущей реализации процессов.
Сотрудники озвучивают требования к автоматизации процессов в новой системе.
Обсуждение вопросов, возникших по ходу совещания.
Исполнитель озвучивает дальнейший план действий и закрывает встречу.
Все встречи проводятся удаленно в заранее согласованное время по средствам электронных средств коммуникации (Zoom или Skype) с обязательной записью встречи и рабочего стола сотрудника.
