Одной из главных задач документооборота является автоматизация взаимоотношений внутри компании за счет настройки шаблонов процессов.
Пример: сотрудник компании решает взять отпуск. Для этого он создает в документообороте отсутствие с типом «Отпуск». После чего автоматически стартует настроенный по шаблону процесс «Отпуск сотрудника». В рамках этого процесса руководителю подразделения приходит задача «Согласовать отпуск сотрудника». Когда отпуск согласован, в отдел кадров поступает задача «Подготовить документы на отпуск» а затем задача сотруднику «Подписать и передать оригиналы в архив».
Настроив процесс можно радоваться – никто не уходит в отпуск без согласования, бухгалтерия своевременно готовит документы, а подписанные документы не теряются и попадают в архив. Но вот не задача, руководитель в командировке и не имеет возможности войти в документооборот для согласования отпуска.
Задача решается настройкой возможности документооборота — согласование задач по почте. Выполнив ряд несложных действий, любой сотрудник сможет согласовывать/не согласовывать любую задачу документооборота прямо из почтового клиента:
Для того, чтобы настроить такой функционал, нужно перейти в раздел настройки программы.
Включит функциональность:
- Настройка и Администрирование->Настройка программы->Процессы и задачи
2. Настройка и Администрирование->Настройка программы->Общие настройки->Уведомления->Дополнительные настройки
3. Настроить расписание регламентного задания: Настройка и Администрирование->Регламентные и фоновые задания
Регламентные и фоновые задания ->Выполнение задач по почте->Настроить расписание
После установки всех вышеописанных настроек задачи документооборота будут приходить на почту исполнителя, и он сможет выполнять их из любого почтового клиента.
Если у Вас остались вопросы или Вы хотите автоматизировать деятельность Вашей компании, Вы можете обратиться к нашим специалистам за консультацией.
