Автоматизация взаимоотношений внутри компании

Когда компания растет и развивается, душа руководителя радуется, но не без доли сомнения

  • Как контролировать работу сотрудников?
  • Как не терять важные документы?
  • Как быть в курсе всех процессов компании, не погружаясь в них глубоко?
  • Как доносить правила работы новым сотрудникам?
  • Как сделать взаимодействие между сотрудниками и отделами более эффективным?

Все эти потребности покрывают ECM-система (Enterprise Content Management). Решением от компании 1С является ECM-система 1С: Документооборот.

Каким же образом, информационная система закроет поставленные вопросы?

1. Автоматическая маршрутизация процессов

Вы создаете в системе шаблоны процессов – последовательность действий каждого сотрудника в рамках выполнения какой-то функции.

При приеме сотрудника на работу, необходимо, чтобы HR подготовил рабочее место, руководитель подразделения создал список задач сотруднику, а куратор подготовил список необходимых инструкций и провел экскурсию по офису.

В примере явно выделена Роль сотрудника в компании (HR, руководитель подразделения, куратор) и последовательность задач (подготовить рабочее место, создать список задач, подготовить инструкции и провести экскурсию). Более того, список этих задач одинаков, не зависимо от того, кого именно вы принимаете на работу. Так вот, чтобы каждый сотрудник компании отыгрывал свою роль в общем процессе, достаточно создать шаблон процесса и настроить правила автоматического запуска задач. При этом вам не нужно помнить, кто сейчас работает в HR-отделе, система сама найдет нужного сотрудника и направит ему нужную задачу.

2. Управление проектами

Управление проектами средствами 1С: Документооборот позволяет строить план задач проекта, с учетом сроков и бюджета, а также контролировать выполнение этого плана – фактические затраты бюджета и сроки выполнения задач.

Запуская любой проект в работу, мы понимаем список задач, которые ограничены во времени и бюджете. Задачи как правило связаны между собой и имеют определенную последовательность выполнения. Документооборот предоставляет гибкий функционал управления таким планом и получения фактических данных выполнения этого плана.

Взаимосвязи задач наглядно отражены в диаграмме Ганта, которая строится по плану проекта.

Трудозатраты на процессы, запущенные по проекту, автоматически списываются на этот проект. Все трудозатраты видны в карточке проекта / проектной задачи.

Закажите автоматизацию документооборота в 1С для вашей компании у АйТи План

Подробнее

3. Система оповещений

Вы можете взять документ или задачу на контроль и тогда Вам будет приходить автоматическая рассылка уведомлений на почту при изменении задачи или документа. Имеется гибкий функционал настройки таких уведомлений – только при изменении, только при создании и т.д.

Задачи согласования Вы можете выполнять по почте. Вам будет приходить письмо на почту, к которому прикреплена вся необходимая информация, нажав на «кнопку» в письме Согласовано-Не согласовано/Согласовано с замечаниями вы прямо из почты сможете контролировать действия сотрудников.

4. Консолидированное хранение документов

Любая деятельность компании связана с движением документов – поступил звонок от клиента (входящий запрос) -> подготовка коммерческого предложения -> согласование коммерческого предложения и исправление -> формирование договора, NDA, SLA и т.д.

Задачка: сотрудник решил пойти в отпуск, написал Заявление на отпуск и передал его руководителю. Руководитель хотел согласовать заявление в течение 3 дней и передать в финансовый отдел, для оформления отпуска. Прошло 2 дня, где сейчас Заявление на отпуск?

Подобные задачи очень легко решаются средствами 1С:Документооборота.

  • Данные о любых входящих/исходящих/внутренних документах вносятся в систему. К ним могут быть прикреплены скан-копии оригиналов, а самому документу присваивается штрихкод. По штрихкоду можно легко найти документ в системе и узнать о нем информацию согласован/не согласован, проведена оплата и т.д.
  • Работа с документом после его создания сопровождается задачами процессов Документооборота – отправить на согласование, подписать, передать оригинал курьеру… Эти задачи могут создаваться автоматически, по заранее настроенному шаблону.
  • После обработки все документы направляются в архив, а данные о местоположение документа вносятся в 1С. Структура электронного архива полностью соответствует структуре физического архива. Любые перемещения документа также должны быть зафиксированы в 1С, чтобы Вы всегда знали где он находиться.

5. Встроенная почта

Частью работы любого сотрудника является работа с почтой. 1С: Документооборот, является полноценным почтовым клиентом, который позволяет получать и отправлять письма. Более того, любое письмо вы можете привязать к проекту или отправить в виде задачи другому сотруднику (допустим в юридический отдел, чтобы подготовить ответ).

Документооборот позволяет, создавать документы и письма по шаблону, автоматически заполнять в них реквизиты, закрывать для редактирования подписанные документы, подписывать документы электронно-цифровой подписью, сортировать документы и письма по заданным правилам.

6. Дополнительный функционал

Помимо описанных функций система позволяет:

  • Работать с календарями;
  • Вести учет рабочего времени и отсутствий;
  • Бронировать переговорки;
  • Организация форумов и обсуждений;
  • Наличие базы знаний;
  • Наличие мобильного приложения;
  • Интеграция с другими информационными системами.

Если у Вас остались вопросы или Вы хотите автоматизировать деятельность Вашей компании, Вы можете обратиться к нашим специалистам за консультацией.

Не разобрались в вопросе? Бесплатная консультация эксперта.
Ирина

Консультант-аналитик 1С