Когда компания растет и развивается, душа руководителя радуется, но не без доли сомнения
- Как контролировать работу сотрудников?
- Как не терять важные документы?
- Как быть в курсе всех процессов компании, не погружаясь в них глубоко?
- Как доносить правила работы новым сотрудникам?
- Как сделать взаимодействие между сотрудниками и отделами более эффективным?
Все эти потребности покрывают ECM-система (Enterprise Content Management). Решением от компании 1С является ECM-система 1С: Документооборот.
Каким же образом, информационная система закроет поставленные вопросы?
1. Автоматическая маршрутизация процессов
Вы создаете в системе шаблоны процессов – последовательность действий каждого сотрудника в рамках выполнения какой-то функции.
При приеме сотрудника на работу, необходимо, чтобы HR подготовил рабочее место, руководитель подразделения создал список задач сотруднику, а куратор подготовил список необходимых инструкций и провел экскурсию по офису.
В примере явно выделена Роль сотрудника в компании (HR, руководитель подразделения, куратор) и последовательность задач (подготовить рабочее место, создать список задач, подготовить инструкции и провести экскурсию). Более того, список этих задач одинаков, не зависимо от того, кого именно вы принимаете на работу. Так вот, чтобы каждый сотрудник компании отыгрывал свою роль в общем процессе, достаточно создать шаблон процесса и настроить правила автоматического запуска задач. При этом вам не нужно помнить, кто сейчас работает в HR-отделе, система сама найдет нужного сотрудника и направит ему нужную задачу.
2. Управление проектами
Управление проектами средствами 1С: Документооборот позволяет строить план задач проекта, с учетом сроков и бюджета, а также контролировать выполнение этого плана – фактические затраты бюджета и сроки выполнения задач.
Запуская любой проект в работу, мы понимаем список задач, которые ограничены во времени и бюджете. Задачи как правило связаны между собой и имеют определенную последовательность выполнения. Документооборот предоставляет гибкий функционал управления таким планом и получения фактических данных выполнения этого плана.
Взаимосвязи задач наглядно отражены в диаграмме Ганта, которая строится по плану проекта.
Трудозатраты на процессы, запущенные по проекту, автоматически списываются на этот проект. Все трудозатраты видны в карточке проекта / проектной задачи.
Закажите автоматизацию документооборота в 1С для вашей компании у АйТи План
3. Система оповещений
Вы можете взять документ или задачу на контроль и тогда Вам будет приходить автоматическая рассылка уведомлений на почту при изменении задачи или документа. Имеется гибкий функционал настройки таких уведомлений – только при изменении, только при создании и т.д.
Задачи согласования Вы можете выполнять по почте. Вам будет приходить письмо на почту, к которому прикреплена вся необходимая информация, нажав на «кнопку» в письме Согласовано-Не согласовано/Согласовано с замечаниями вы прямо из почты сможете контролировать действия сотрудников.
4. Консолидированное хранение документов
Любая деятельность компании связана с движением документов – поступил звонок от клиента (входящий запрос) -> подготовка коммерческого предложения -> согласование коммерческого предложения и исправление -> формирование договора, NDA, SLA и т.д.
Задачка: сотрудник решил пойти в отпуск, написал Заявление на отпуск и передал его руководителю. Руководитель хотел согласовать заявление в течение 3 дней и передать в финансовый отдел, для оформления отпуска. Прошло 2 дня, где сейчас Заявление на отпуск?
Подобные задачи очень легко решаются средствами 1С:Документооборота.
- Данные о любых входящих/исходящих/внутренних документах вносятся в систему. К ним могут быть прикреплены скан-копии оригиналов, а самому документу присваивается штрихкод. По штрихкоду можно легко найти документ в системе и узнать о нем информацию согласован/не согласован, проведена оплата и т.д.
- Работа с документом после его создания сопровождается задачами процессов Документооборота – отправить на согласование, подписать, передать оригинал курьеру… Эти задачи могут создаваться автоматически, по заранее настроенному шаблону.
- После обработки все документы направляются в архив, а данные о местоположение документа вносятся в 1С. Структура электронного архива полностью соответствует структуре физического архива. Любые перемещения документа также должны быть зафиксированы в 1С, чтобы Вы всегда знали где он находиться.
5. Встроенная почта
Частью работы любого сотрудника является работа с почтой. 1С: Документооборот, является полноценным почтовым клиентом, который позволяет получать и отправлять письма. Более того, любое письмо вы можете привязать к проекту или отправить в виде задачи другому сотруднику (допустим в юридический отдел, чтобы подготовить ответ).
Документооборот позволяет, создавать документы и письма по шаблону, автоматически заполнять в них реквизиты, закрывать для редактирования подписанные документы, подписывать документы электронно-цифровой подписью, сортировать документы и письма по заданным правилам.
6. Дополнительный функционал
Помимо описанных функций система позволяет:
- Работать с календарями;
- Вести учет рабочего времени и отсутствий;
- Бронировать переговорки;
- Организация форумов и обсуждений;
- Наличие базы знаний;
- Наличие мобильного приложения;
- Интеграция с другими информационными системами.
Если у Вас остались вопросы или Вы хотите автоматизировать деятельность Вашей компании, Вы можете обратиться к нашим специалистам за консультацией.
