Один из самых частых вопросов на проектах внедрения 1С:ERP: «Что лучше использовать для целей регламентированного учета: отдельную базу 1С:Бухгалтерия или бухгалтерию, встроенную в 1С:ERP?». Этот вопрос возникает практически на каждом проекте. Мы провели сравнительный анализ и зафиксировали особенности, плюсы и минусы обоих вариантов.
Сравнение возможностей систем
| Критерий сравнения | 1С:ERP (типовое решение) | 1С:БП |
|---|---|---|
| Обмены | Отсутствие обменов. Каждый документ является документом оперативного и бухгалтерского учета. | Требуется обмен с основной базой. Реализуется типовыми штатными механизмами 1С. Необходимо следить за обменами в течение всего жизненного цикла ПО. Кто-то должен проверять как работает обмен, следить за логом загрузки данных, принимать решения по спорным ситуациям. |
| Обновление систем | Обновления в части регл. учета выходят достаточно часто и, чтобы система соответствовала законодательству, каждый раз придется обновлять всю систему и каждый раз это будут значительные трудозатраты. При наличии доработок конфигурации обновление становится еще более трудоёмким. | Простое и быстрое обновление типовой конфигурации. Базу 1С:БП можно обновлять каждым релизом автоматически. При наличии доработок обновление также будет более трудоемким. А базу 1С:ERP – только критическими релизами и нерегулярно. |
| Данные управленческого учета Иногда в оперативной базе есть информация, которую не хотелось бы предоставлять проверяющим. Например, в базе упр. учета может быть бюджетирование, детальная аналитика по статьям, механизмы расчета премий и т.д. | Если потребуется предоставить базу бух. учета, придется отдавать единую базу с упр. учетом, бюджетированием, аналитиками, всеми алгоритмами и данными. | Если потребуется предоставить базу бух. учета, будет возможность отдать отдельную базу 1С:Бухгалтерии, в которой будет только регламентированный учет. |
| Завершение периода: закрытие месяца и дата запрета редактирования | Единое закрытие месяца. Если требуется перезакрыть период по упр. учету (например, пересчитать упр. себестоимость или бонусы менеджеров), придется перепроводить и регл. закрытие. Дата запрета в ERP устанавливается по разделам (продажи, закупки и т.д.). Но внутри раздела дата одна и для оперативного, и для бухгалтерского учета. Если период открыт в «продажах» для менеджера, то он открыт и по регл. учету. | В каждой базе можно закрывать месяц отдельно и независимо. Можно сделать разные даты запрета в разных базах. На эти данные не повлияет даже обмен с 1С:ERP. |
| Формирование проводок по регламентированному учету | Отложенное формирование проводок на основании данных оперативного учета: – При ручном отражении проводок в документе. – При ручном отражении проводок для списка документов в рабочем месте «Отражение документов в регламентированном учете». – При выполнении регламентной операции закрытия месяца. Регламентным заданием (есть возможность настройки регламентного задания для отражения документов в регламентированном учете с определенной периодичностью). | Проводки формируются при проведении документов, но расчет стоимости списания запасов, зачет авансов и погашение задолженности при расчетах с контрагентами могут выполняться двумя способами: – При проведении документов. Такой способ расчетов требует существенных затрат времени для вычисления остатков по счетам в процессе проведения документов. – При закрытии месяца. Запускается вручную, нет возможности настройки регламентного задания. |
| Настройка счетов учета | Производится в отдельном рабочем месте. Счета учета могут быть заданы отдельно для каждой Организации и Склада (Подразделения) в зависимости от счета. Можно задать уточнения счетов учета для отдельных групп финансового учета (ГФУ): – Номенклатуры; – Внеоборотных активов; – Расчетов с контрагентами; – Доходов/Расходов. Конкретные ГФУ могут быть указаны в соответствующих договорах с контрагентами, учетных документах, номенклатуре, ВНА, статьях доходов/расходов. | Возможно указание счетов учета вручную в самом учетном документе (может привести к искажению учета). Также счета учета могут быть заданы для конкретного Вида номенклатуры и уточнены для Организации и Склада. Счета учета для ВНА и учета расчетов с контрагентами можно уточнить только для каждого отдельного элемента. |
| План счетов | Используется единый рабочий план счетов, на счетах которого одновременно ведется бухгалтерский и налоговый учет. В план счетов можно добавлять новые счета и субсчета и тем самым формировать рабочий план счетов. При внесении дополнений в план счетов необходимо учесть их влияние на расчетные алгоритмы и алгоритмы, используемые для заполнения регламентированной отчетности. | Используется план счетов по умолчанию, основанный на плане счетов, утвержденном Минфином. Те счета и субсчета, которые разработчики определили изначально, нельзя изменить или удалить. Можно добавлять свои субсчета. При добавлении счетов вручную возможны ошибки при закрытии месяца, т.к. не будет выполняться автоматическое закрытие добавленных счетов и потребуется оформление ручных операций. |
| Списание и реализация товаров | Расчет себестоимости выполняется в рамках процедуры закрытия месяца. Стоимость списания запасов формируется только при закрытии месяца. | Расчет стоимости списания запасов может выполняться при проведении документов, но потребует существенных затрат времени для вычисления остатков по счетам в процессе проведения документов. |
| Счета взаиморасчетов с контрагентами: оборотно-сальдовая ведомость | Платежно-расчетного документа на плане счетов нет по счетам взаиморасчетов (платежно-расчетный документ есть только на счете 63). Возможна более гибкая настройка детализации расчётов: – По договорам; – По заказам; – Аванс по договорам, долг по накладным; – Аванс по заказам, долг по накладным; – По расчетным документам. При ведении взаиморасчетов с контрагентами необходимо определить, что будет выступать объектом расчётов (Договор, Заказ, Расчетный документ). Для корректного зачета авансов в документах оплаты необходимо указать по каким объектам расчетов производится оплата. Расшифровку взаиморасчетов с детализацией до документа можно проанализировать с помощью отчетов «Карточка расчетов с клиентами» и «Карточка расчетов с поставщиками». | При формировании ОСВ по счету 60 или 62 можно увидеть платежно-расчетный документ. Это третье субконто на плане счетов по 60, 62 счетам. |
| Статьи затрат | В справочнике «Статьи расходов» в ERP есть возможность настроить вариант распределения и указать его способ при необходимости. На закладке регламентированный учет указывается вид расхода в налоговом учете, счет учета и счет списания. В карточке статьи расходов в ERP настраивается способ списания и распределения расходов, т.е. справочник предназначен не только для учета затрат, но и для управления всеми расходами предприятия. | Нет настроек распределения, используется как дополнительная аналитика. |
| Прочие доходы и расходы | Справочник имеет более сложную настройку и разделен на два справочника: на доходную часть и расходную. В доходной части возможно выбрать счет учета только 91.01. Для каждого вида дохода настраивается своя статья. Есть возможно настроить способ распределения по неосновной деятельности. Прочие расходы в ERP настраиваются также, как и статьи доходов. Выбрать возможно только счет учета 91.02 – прочие расходы. | Справочник «Прочие доходы и расходы» предназначен для настройки отражения операций по неосновной деятельности предприятия, то есть это, по сути, внереализационные доходы и расходы. Настройка доходов и расходов регулируется видом расхода налогового учета. |
| Номенклатура | В ERP данный справочник представлен более широко. Есть типы номенклатуры: – Товар; – Тара; – Работа; – Услуга; – Набор. Возможен учет дополнительных аналитик: – Виды номенклатуры; – Свойства; – Характеристики; – Серии. Драгоценные металлы и материалы. | Справочник имеет узкую настройку для ведения учета материалов, товаров, производственных материалов, услуг. |
| Себестоимость | В ERP метод расчета себестоимости позаказный, затраты относятся на конкретный заказ, партию. | В БП используется котловой метод, при котором себестоимость единицы продукции рассчитана путём деления всех затрат на объём выпуска. |
| Учёт давальческого сырья | Полноценная схема учёта давальческого сырья. | Упрощённая реализация учёта давальческого сырья. Необходимость ввода ручной операции. |
| Учет НЗП | Распределение затрат | Инвентаризация НЗП |
Функциональные особенности при работе с отраслевыми решениями
Отраслевые решения 1С:ERP включают в себя весь функционал обычной 1С:ERP и имеют дополнительные особенности системы. На примере 1С:ERP Управление строительной организацией мы описали часть таких особенностей системы.
| Функционал | 1С:ERP УСО | 1С:БП |
|---|---|---|
| Обмены | Отсутствие обменов. Каждый документ является документом оперативного и бухгалтерского учета. | Нужен обмен с основной базой. Отсутствует типовой обмен. по причине наличия специфических дополнений, позволяющих автоматизировать учет в строительных организациях. Потребуется разработка и поддержание обменов в течение всего жизненного цикла ПО. |
| План счетов | Расширенный план счетов для целей ведения учета строительной организации. | Используется план счетов по умолчанию, основанный на плане счетов, утвержденном Минфином. Те счета и субсчета, которые разработчики определили изначально, нельзя изменить или удалить. Можно добавлять свои субсчета. При добавлении счетов вручную возможны ошибки при закрытии месяца, т.к. не будет выполняться автоматическое закрытие добавленных счетов и потребуется оформление ручных операций. |
| Раздельный учёт по контрактам ГОЗ | Реализован раздельный учёт по контрактам ГОЗ. Автоматизирован отчёт по ГОЗ. | Отсутствует. Потребуется трудоемкая доработка, которая может нарушит стабильность системы и повысит стоимость и сроки обновления. Упрощённая реализация учёта давальческого сырья. Необходимость ввода ручной операции. Ручные операции не синхронизируется при обмене с 1С:ERP УСО. Потребуется доработка обменов. |
| Учёт давальческого сырья | Полноценная схема учёта давальческого сырья. | Упрощённая реализация учёта давальческого сырья. Необходимость ввода ручной операции. Ручные операции не синхронизируется при обмене с 1С:ERP УСО. Потребуется доработка обменов. |
| Сдача-приемка СМР | Используются документы: – Реализация строительных работ (КС-2 внешняя); – Реализация строительных работ (внутренняя КС-2). | Используются документы: Реализация услуг: – Акт. Отсутствуют необходимые печатные формы документов КС-2 и КС-3. |
| Учет векселей | Используются документы: – Реализация строительных работ (КС-2 внешняя); – Отражение прочих доходов и расходов; – Списание задолженности; – Прочие расходы; – Прочие поступления. | Используется ручная операция. Этим документом движения отражаются только на счетах бухгалтерского учета. При синхронизации с системой 1С:ERP УСО, документ не переносится, потребуется доработка обменов. В системе 1С:ERP УСО создание документа «Операция регл. учет» будет недостаточно. При обменах необходимо будет создавать документы движения по регистрам оперативного учета, такие как как «Отражение прочих доходов и расходов», «Списание задолженности» и т.д. |
Заключение
Принимать решение о том, какой вариант использовать: отдельную базу или встроенный функционал, необходимо только зная всю специфику конкретного бизнеса, его цели и задачи, ограничения, его ИТ-инфраструктуру. Если стоите перед выбором:
- Вести регламентированный учет в отдельной базе 1С:Бухгалтерия
- Использовать встроенный функционал в 1С:ERP
Обращайтесь к нашим специалистам. Будем рады провести анализ, проработать архитектуру и предложить вам обоснованное решение, оптимальное для вашего бизнеса.
