В программе 1С рекомендуется разделить процесс оформления финансовых и складских документов, для этого в системе предусмотрено использование «ордерных складов». Ордерная схема — это разделение операций по движению товаров на финансовые и складские.
Рассмотрим пример работы ордерного склада на операции «Приемка товара». 1С:ERP или 1С:Управление торговлей позволяют отдельно включать возможность работы по ордерной схеме для каждого склада. После включения этой настройки
- документ «Приобретение товаров и услуг» отражает приход только по финансовому учету
- для оформления поступления по складскому учету нужно оформить документ «Приходный ордер»
Как только склад стал ордерным важно оперативно отслеживать расхождения между складскими и финансовыми документами. Основные ошибки:
- отсутствие финансовых документов в системе – забыли ввести
- расхождение между финансовым документом и ордером – указали различные номенклатуры, различные характеристики или серии.
Для своевременного контроля за расхождениями в 1С:ERP предусмотрен отчет «Контроль оформления документов товародвижения». Отчет сверяет данные между двумя контурами и дает рекомендации по исправлению расхождений. Если не вести постоянную работу с отчетом, то все расхождения между документами и фактическим наличием товара будут обнаружены только на инвентаризации, когда прошло уже слишком много времени с момента потери товара. Это приведет к огромным финансовым потерям компании.
Рассмотрим работу типового отчета «Контроль оформления документов товародвижения».
По документу «Заказ поставщика» рекомендация «Оформите приобретение товаров и услуг» – это означает, что складской документ «Приходный ордер» уже оформлен, а финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» — не оформлен или оформлен на меньшее количество.
С помощью отчета можно контролировать все необходимые операции: приемка от поставщика, перемещение между складами, оформление излишков и недостач, отгрузка.
Несколько примеров.
- По «Заказу клиента» не завершено оформление «Расходного ордера»
- По виду операции «Оформление излишков и недостач» не оформлены складские акты для отражения недостач.
В типовом отчете реализована простая логика – отображаются все операции, по которым не закончена цепочка документов (не хватает финансового, складского документа, либо документы различаются). В типовой отчет попадают сразу две группы товаров: «товары в пути» и настоящие расхождения. Для эффективного контроля за реальными расхождениями мы должны отделить их от товаров, которые реально находятся по дороге на склад. На своих проектах внедрения мы выполняем доработку отчета, которая позволит отделить товары в пути от расхождений.
В первую очередь определяем «Допустимое время обработки» — это срок на оформление документов. Например, на предприятии принято оформлять сначала «Приобретение товаров и услуг», а в течение 5-ти дней после этого «Приходный ордер». В зависимости от соблюдения этого срока товары будут попадать в один из двух разделов.
- Расхождения в учете – документы не оформлены в допустимые сроки или оформлены с ошибками
- Товары в пути – товар еще не прибыл на склад или не превышен срок обработки документ
Такая доработка отчета позволить видеть только реальные расхождения в системе и оперативно их исправлять. Для обеспечения постоянной работы сотрудников с отчетом предлагаем несколько инструментов.
- Еженедельная рассылка отчета с расхождениями.
- Блокировка проведения документов при наличии расхождений.
Например, при проведении документа «Расходный ордер» проверять – есть ли по аналогичной номенклатуре расхождения на складе. Тогда проведение расходного ордера станет доступным только после исправления обнаруженных расхождений.
Перед внедрением подсистемы «Склад» обязательно нужно подготовить систему 1С и максимально заблокировать ошибочные действия пользователей, сделать систему надежной. Это возможно благодаря внедрению контроля расхождений. Плюсы внедрения:
- Все расхождения на складах исправляются оперативно.
- Уменьшение недостач в компании.
- Финансовые документы соответствуют складским документам и фактическому наличию товара.
