Экономический ущерб от нецелевого использования автопарка
Строительные компании, имеющие обширный автопарк, часто сталкиваются с проблемой нецелевого использования работниками вверенных им транспортных средств (далее – ТС). Недобросовестный работник может отклониться от запланированного маршрута, определенного путевым листом, и часть рабочего времени потратить на «халтуру» – использование служебного транспорта в личных целях – доставить за вознаграждение какой-то груз или съездить по иным личным делам.
В особенно вопиющих случаях работники могут совершать откровенные хищения – сливать топливо из бака вверенного транспортного средства и продавать его по цене ниже рыночной с целью личной наживы. Вышеперечисленные действия недобросовестных работников в результате накопительного эффекта и систематической безнаказанности могут нанести существенный экономический вред строительной организации.
Решения, предлагаемые подсистемой 1С: ERP УАТ
Одним из эффективных инструментов борьбы с нецелевым использованием закупаемого строительной организацией топлива является функционал подсистемы 1С: ERP Управление автотранспортом (далее – УАТ).
Применяя данный инструмент, строительная организация может:
- произвести настройку обоснованных норм расхода ГСМ, учитывающую все условия эксплуатации своего автопарка;
- организовать учет фактического расходования ГСМ с помощью основных документов подсистемы 1С: ERP УАТ – маршрутных и путевых листов, создаваемых ежедневно транспортным подразделением строительной организации.
1С: ERP Управление автотранспортом – инструмент для контроля и экономии.
Настройка норм расхода топлива: что нужно знать
Типовой функционал подсистемы 1С: ERP УАТ позволяет произвести тонкую настройку норм расходования топлива, учитывающую множество факторов – от линейного пробега до погодных условий и работы оборудования (например, подъемов кузова грузового ТС). При первоначальной настройке системы нормы расхода ГМС указываются для Моделей ТС. На закладке «Нормы расхода ГСМ» можно установить норму с конкретной датой (например, дату подписания внутреннего регламентирующего документа строительной организации – приказа о нормах расхода ГСМ). Система позволяет выбрать, установленный на автомашине одометр или счетчик моточасов.
Рис 1 – Норма расхода ГСМ и энергии – Окно настройки основных параметров расхода топлива. Здесь указываются основные нормы расхода топлива и выбор способа их учета – по пробегу или по моточасам.
Нормы расхода ГСМ можно уточнить с использованием множества параметров (учитывать наличие отопителя, кондиционера, на простой, на запуск двигателя, на операции (подъем кузова, крана-манипулятора, ковша и т.д.)). Формулы в подсистеме 1С: ERP УАТ преднастроены, но их можно изменить.
Рис 2 – Формула расчета норм расхода ГСМ – Окно настройки формулы для учета дополнительных параметров расхода топлива. Здесь можно учесть работу спецоборудования, что позволяет рассчитать нормы расхода топлива более обоснованно.
Также на нормы расхода ГСМ могут влиять условия эксплуатации ТС:
Рис 3 – Условия эксплуатации ТС. Здесь при расчете норм расхода ГСМ можно учесть повышенный расход топлива в условиях городского трафика («пробки», светофоры, пониженная скорость движения) или в условиях трассы с переменным рельефом (частые подъемы и спуски).
Значение реквизита «Коэффициент, (%)» может быть как положительным (в этом случае нормативный расход топлива увеличивается), так и отрицательным (в этом случае нормативный расход топлива уменьшается). Справочник «Температурные коэффициенты изменения норм расхода ГСМ» содержит информацию о зависимости коэффициентов изменения норм расхода топлива от температуры воздуха.
Рис 4 – Температурные коэффициенты изменения норм расхода – Окно настройки процента изменения нормы расхода ГСМ в зависимости от температуры – необходимости дополнительного прогрева двигателя перед эксплуатацией и отопления салона ТС с водителем.
Нормы расхода ГСМ могут быть настроены и в карточке самого Транспортного средства – они имеют преимущественное значение по отношению к нормам, определенным для Модели ТС.
Рис 5 – Норма расхода ГСМ – Окно настройки норм в карточке ТС
Определяемые в соответствии с указанными настройками подсистемы 1С: ERP УАТ нормы расхода ГСМ строительная компания сравнивает с фактическим его потреблением в процессе учета топлива.
Резюме:
Подсистема 1С: ERP УАТ позволяет произвести тонкую настройку норм расходования топлива, учитывающую множество факторов и разнообразные условия эксплуатации транспортных средств строительной компании. Получаемые таким образом нормы могут считаться абсолютно обоснованными.
Подсистема 1С: ERP УАТ позволяет периодически пересматривать и менять коэффициенты норм расходования топлива – с определенной даты. Это может происходить, например при существенном изменении фактического потребления топлива при периодическом контрольном замере или когда при анализе отчетов подсистемы 1С: ERP УАТ выявляются систематические отклонения (экономии или пережоги), требующие более детального анализа установленных норм расхода ГСМ и их пересмотра. В идеальном состоянии отклонения фактических показателей от нормативных должны стремиться к нулю.
Организация учета фактического расходования ГСМ строительной компании
В процессе ежедневной работы в начале рабочей смены водитель получает у диспетчера путевой лист с заданием на смену. Путевой лист обрабатывается в два этапа. На первом этапе путевой лист создается в подсистеме 1С: ERP УАТ, заполняется, распечатывается, подписывается и передается водителю.
В конце смены водитель сдает диспетчеру путевой лист. В нем расписывается механик, принявший автомашину в гараж, – подтверждает исправность ТС при возвращении, измеряет уровень топлива при возвращении, снимает показания одометра или счетчика моточасов. Диспетчер обрабатывает путевой лист – вносит в 1С: ERP УАТ данные о фактически выполненных работах, показания одометра или счетчика моточасов, о фактическом остатке топлива в баке.
Подсистема 1С: ERP УАТ определяет фактический расход топлива и отклонение от его рассчитанного значения по нормам – экономия или пережог. Фактический расход топлива за смену в строительных компаниях определяют методом обратного счета:
Расход топлива за смену = ОТН +ПТ – ОТК, где:
ОТН – остаток топлива в баке на начало смены (на конец предыдущей смены)
ПТ – поступление топлива за смену в бак (заправка)
ОТК – остаток топлива в баке на конец смены
Остаток в баке на конец смены в строительных компаниях определяют с помощью измерительных приборов – это относится к компетенции подразделения строительной организации, ответственного за эксплуатацию автопарка.
Резюме:
Подсистема 1С: ERP УАТ позволяет организовать ежедневный документарный учет фактического использования транспортных средств и фактического расходования ГСМ в строительной компании. Это, в свою очередь, с помощью накопленной статистической информации позволяет выявлять «узкие» места непроизводственных потерь топлива – конкретных водителей, в чью смену наиболее часто случаются пережоги и / или конкретные транспортные средства, на которых топливо расходуется выше норм, что может свидетельствовать о скрытых технических неисправностях.
Если вы хотите узнать больше и получить профессиональную консультацию по организации контроля автотранспорта в вашей компании, свяжитесь с нами. Мы готовы помочь подобрать оптимальное решение для ваших задач.
